Digital Virgo

Politique de Protection des données

1. Objet de la politique de protection des données

1. Digital Virgo SA a souhaité définir sa politique en matière de protection des données à caractère personnel au regard des réglementations de protection des données en prenant en compte les standards de l’Union Européenne en la matière et plus particulièrement le Règlement relatif à la protection des données à caractère personnel (RGPD ou GDPR) [1].

2. Par cette politique de protection des données, Digital Virgo SA s’engage dans le cadre de ses activités et conformément à la réglementation en vigueur, à protéger notamment la vie privée de ses prospects et ses clients (les personnes concernées), en assurant la protection, la confidentialité et la sécurité des données personnelles collectées.

3. Ainsi Digital Virgo SA s’engage à se donner les moyens financiers, humains et techniques, afin de protéger la dignité humaine, les intérêts légitimes et les droits fondamentaux des personnes concernées.

4. L’objectif principal de cette politique de protection des données est de concentrer dans un document unique des informations claires, simples et précises concernant les traitements de données opérées par Digital Virgo SA, pour permettre aux personnes concernées de comprendre quelles sont les informations et les données à caractère personnel (ci-après dénommées « les données personnelles ») collectées, comment elles sont utilisées et quels sont leurs droits sur ces données personnelles.

5. Digital Virgo SA se réserve, à sa seule discrétion, le droit de modifier à tout moment la présente politique de protection des données, en fonction des réglementations relatives à la protection des données personnelles applicables.

[1] Règl. (UE) 2016/679 du 27 avril 2016 

2. Gouvernance des données personnelles

6. Digital Virgo SA a développé une politique de gouvernance des données personnelles.

7. Cette politique regroupe toutes les orientations, les règles, les procédures, et les pratiques mises en place par Digital Virgo SA permettant de prendre en compte les exigences des règlementations relatives à l’usage et à la protection des données personnelles dont les principes directeurs sont présentés dans la présente politique.

8. Dans ce cadre, Digital Virgo SA a désigné un délégué à la protection des données (DPO).

9. La mission du DPO est de veiller au respect de la règlementation relative à la protection des données et de faire la liaison avec la Cnil et toutes personnes concernées par une collecte ou un traitement de données à caractère personnel.

10. Le DPO peut être contacté par toute personne intéressée à l’adresse postale suivante : « Service RGPD – 350 rue Denis Papin CS 90554 13594 Aix en Provence Cedex 3 France » ou à l’adresse mél ci-après « service-rgpd@digitalvirgo.com ».

3. Définitions

– « anonymisation » désigne « le résultat du traitement des données personnelles afin d’empêcher, de façon irréversible, toute identification [2]» ;

– « collecter » désigne le fait de recueillir des données à caractère personnel. Cette collecte peut s’effectuer, notamment, à l’aide de questionnaires ou de formulaires en ligne ;

– « consentement » désigne toute manifestation de volonté, libre, spécifique, éclairée et univoque par laquelle la personne concernée accepte, par une déclaration ou par un acte positif clair, que des données à caractère personnel la concernant fassent l’objet d’un traitement ;

– « prestataires » désigne au sens large notamment des prestataires, des sous-traitants, travaillant en relation avec Digital Virgo SA;

– « produits ou services » désigne l’ensemble des produits et services y compris technologiques (sites, applications et services associés) proposés ou qui seront proposés par Digital Virgo SA et ses filiales ;

– « prospect » désigne toute personne qui est entrée en relation avec Digital Virgo SA pour disposer d’informations sur un produit ou service proposé par Digital Virgo SA,

– « responsable de traitement » désigne la personne ou l’organisme qui, seul ou conjointement, détermine les objectifs et les modalités de traitement de vos données personnelles ;

– « traitement des données personnelles » désigne toute opération ou groupe d’opérations appliquée aux données, quel que soit le procédé utilisé ;

[2] G29 avis 05/2014 du 10 avril 2014 sur les Techniques d’anonymisation (WP216)

4. Le contexte de collecte des données personnelles

11. Les données personnelles peuvent être recueillies principalement dans le cadre :

  • de la gestion des candidatures adressées à Digital Virgo SA et/ou de ses filiales ;
  • de l’entrée en relation avec Digital Virgo SA ;
  • de l’utilisation par le client de l’ensemble des produits et services de Digital Virgo SA, y compris les services technologiques (site internet, application, et services associés) ;
  • de la relation entre Digital Virgo SA, ses prospects et ses clients ;
  • de l’exécution de contrats ;

5. Les catégories de données traitées par Digital Virgo SA

12. Les données personnelles visent toutes informations relatives à une personne physique permettant de l’identifier directement ou indirectement.

13. Parmi les données collectées par Digital Virgo SA les principales catégories suivantes existent : données de contact, données d’identification, état civil, photographies, données liées à l’usage des services, données liées aux candidatures des postulants à une offre d’emploi.

14. Peuvent ainsi constituer des données personnelles : le nom et prénom, le numéro de téléphone, la photographie, l’enregistrement vidéo, les messages échangés, l’adresse postale, l’adresse mail, l’adresse IP de l’ordinateur d’un individu, le type de terminal utilisé.

5.1 Les données personnelles déclaratives

15. Les données personnelles déclaratives sont celles fournies par les personnes concernées et recueillies par Digital Virgo SA dans le cadre des relations commerciales ou contractuelles, ou lors des candidatures adressées à Digital Virgo SA et/ou ses filiales.

16. Les données proviennent essentiellement des personnes concernées et des personnes autorisées par les personnes concernées à les transmettre à Digital Virgo SA.

17. A titre d’exemple, la personne concernée peut être amenée à fournir des données personnelles relatives à son entreprise, ses noms, prénoms, coordonnées, sa formation professionnelle, son expérience professionnelle, sa photographie. Ces données peuvent être collectées par des formulaires qu’ils soient dématérialisés sur site internet ou application mobile, papier ou en réponse à des questions posées par exemple par un collaborateur de Digital Virgo SA.

5.2 Les données personnelles provenant de tiers

18. Les données personnelles traitées peuvent également provenir :

  • des fournisseurs de prestations ;
  • des autorités publiques ou de contrôle ;
  • des sous-traitants, de prestataires de Digital Virgo SA ou de tiers à Digital Virgo SA si leurs politiques de protection des données personnelles le permettent ;
  • d’autres produits ou services fournis par des tiers auxquels les personnes concernées ont souscrits et/ou pour lesquels il a autorisé le partage avec Digital Virgo SA.

5.3 Les données personnelles publique

19. Digital Virgo SA peut être amené à collecter des données personnelles publiques concernant les personnes concernées.

20. Les données personnelles publiques sont les informations ou données personnelles produites ou reçues par une autorité administrative ou publique dans le cadre de sa mission de service public, publiées par une autorité administrative ou communicables à toute personne en faisant la demande.

21. Digital Virgo SA peut utiliser les informations ou données personnelles publiques quand cela est autorisé par les textes législatifs ou réglementaires et dans le respect des règles spécifiques de communication et de réutilisation précisées par lesdits textes.

5.4 Les catégories particulières de donnée

22. Les catégories particulières de données personnelles sont les données qui révèlent l’origine raciale ou ethnique, les opinions politiques, les convictions religieuses ou philosophiques ou l’appartenance syndicale, les données personnelles génétiques, les données personnelles biométriques aux fins d’identifier une personne physique de manière unique, les données personnelles concernant la santé ou les données personnelles concernant la vie sexuelle ou l’orientation sexuelle d’une personne physique. 

23. Ces catégories de données personnelles particulières qui doivent être sujettes à une attention particulière, ne font pas l’objet d’un traitement par Digital Virgo SA, et dans le cas ou leur traitement devenait nécessaire, Digital Virgo SA s’engage à les traiter dans les conditions édictées par les règlementations relatives à la protection des données à caractère personnel.

24. Il peut arriver que la personne concernée choisisse de fournir à Digital Virgo SA certaines de ces informations comme son origine raciale, son orientation sexuelle ou ses croyances religieuses, dans ce cas le fait de choisir de fournir ces informations constitue un consentement à leur traitement.

6. Les données personnelles traitées par Digital Virgo SA

25. Font l’objet d’un traitement par Digital Virgo SA les principales données personnelles suivantes :

  • nom, prénom ;
  • pays d’origine de la demande;
  • adresse mél ;
  • adresse postale ;
  • numéro de téléphone ;
  • curriculum vitae + photographie ;
  • données de connexion et de consultation aux sites de Digital Virgo SA (IP, device, logs, traceurs) ;
  • photographies;
  • messages échangés avec les collaborateurs de Digital Virgo SA.

7. Destinataires des données collectées par Digital Virgo SA

26. Les données personnelles collectées, de même que celles qui seront recueillies ultérieurement, sont destinées à Digital Virgo SA en sa qualité de responsable de traitement.

27. Digital Virgo SA veille à ce que seules des personnes habilitées puissent accéder aux données personnelles des personnes concernées et lorsque cela est nécessaire à l’exécution de leurs missions.

28. Certaines données personnelles peuvent être adressées à des tiers pour satisfaire aux obligations légales, réglementaires ou conventionnelles ou aux autorités légalement habilitées.

29. Les catégories de destinataires des données sont notamment : les sociétés de Digital Virgo SA, le service des ressources humaines, le service juridique, le service commercial, les services de relation client, les prestataires techniques, et tout autres services compétents, des filiales de Digital Virgo SA, concernés par les demandes.

Chaque filiale de Digital Virgo SA traite les données conformément aux dispositions du RGPD, lesquelles sont encadrées par une politique de confidentialité, accessible auprès de la filiale concernée.

8. Conservation des données personnelles

30. Les données personnelles sont conservées dans les systèmes d’information de Digital Virgo SA ou dans ceux de ses sous-traitants ou prestataires. Sous réserve de la transmission à des tiers, les données personnelles sont stockées dans un centre de données et traitées en Europe.

31. Par principe, Digital Virgo SA s’engage à choisir des sous-traitants et prestataires répondant aux meilleurs critères de qualité et de sécurité, et présentant des garanties suffisantes, en termes de fiabilité, de sécurité, et de ressources, pour la mise en œuvre de mesures techniques et organisationnelles.

32. Enfin Digital Virgo SA localise en permanence le lieu d’hébergement de ses données afin de pouvoir en justifier auprès des autorités de contrôle dont elle dépend.

9. Principes directeurs en matière de protection des données personnelles

33. Le RGPD a renforcé le devoir d’information en faveur des personnes concernées par la collecte de données à caractère personnel.

9.1 Licéité, loyauté et transparence

9.1.1 Licéité

34. Digital Virgo SA s’interdit de réaliser un traitement qui serait illicite, sachant que la licéité s’apprécie au regard de l’une des conditions décrites ci-dessous.

35. Consentement de la personne concernée. Digital Virgo SA peut procéder à des traitements lorsque la personne concernée a consenti au traitement de ses données personnelles pour une ou plusieurs finalités spécifiques.

36. Ce consentement peut être donné au moyen d’une déclaration écrite, y compris par voie électronique, ou d’une déclaration orale ou lors de l’utilisation des services.

37. Intérêts légitimes de Digital Virgo SA Les intérêts légitimes de Digital Virgo SA ou d’un tiers peuvent être de nature à justifier un traitement par Digital Virgo SA des données personnelles de la personne concernée.

38. Les intérêts légitimes poursuivis Digital Virgo SA sont variés mais peuvent notamment consister en :

  • l’amélioration de la connaissance marketing des personnes concernées ;
  • l’amélioration des produits et services ;
  • la prospection marketing.

39. Ces traitements sont mis en œuvre en prenant en compte les intérêts et les droits fondamentaux des personnes concernées. A ce titre, ils s’accompagnent de mesures et garanties pour assurer la protection des intérêts et droits des personnes concernées qui permettent un équilibre avec les intérêts légitimes poursuivis par Digital Virgo SA.

9.1.2 Loyauté et transparence

40. Digital Virgo SA s’engage à délivrer une information loyale, claire, et transparente.

41. Ainsi Digital Virgo SA s’engage à informer les personnes concernées de chaque traitement qu’il met en œuvre par des mentions d’information.

9.2 Finalités déterminées, explicites et légitimes

42. Les données personnelles sont collectées et traitées en permanence par Digital Virgo SA pour des finalités déterminées, explicites, et légitimes.

43. Digital Virgo SA utilise les données personnelles conformément aux conditions de la présente politique de protection des données et ce dans une préoccupation constante de l’éthique et de la sécurité des données personnelles de ses clients.

44. Digital Virgo SA utilise tout ou partie des données personnelles aux principales finalités suivantes :

  • la gestion des candidatures ;
  • la réception des demandes dans le formulaire de contact adressées à la rédaction et au webmestre ;
  • la gestion des suites données aux demandes reçues ;
  • la communication sur les événements ou nouveautés ;
  • la gestion des échanges avec des partenaires de Digital Virgo SA dans le cadre de réclamations ou de demandes qui lui sont adressées ;
  • la gestion, la protection et la sécurisation des outils, des sites internet et applications ;
  • la mesure de la qualité et de la satisfaction ;
  • l’amélioration des services fournis ;
  • l’innovation des services ;
  • la réalisation d’opération de sollicitations ;
  • l’élaboration de statistiques de visites et navigation sur le site ;
  • la gestion des demandes au titre du droit des personnes ;
  • la gestion des avis des personnes sur des produits, services ou contenus ;

9.3 Adéquation, pertinence et limitation

45. Pour chaque traitement, Digital Virgo SA s’engage à ce que les traitements soient adéquats, et à ne collecter et traiter que des données strictement nécessaires à l’objectif poursuivi.

9.4 Exactitude des données

46. Digital Virgo SA s’engage à faire en sorte de collecter des données complètes et aussi actuelles que les circonstances le permettent.

47. Les personnes concernées ont le droit de mettre en œuvre leur droit à rectification, dans les conditions données plus haut, s’ils s’aperçoivent de l’existence de données inexactes.

9.5 Durée de conservation et limitation des données

48. Digital Virgo SA s’engage à ne pas conserver les données personnelles plus longtemps qu’il lui est nécessaire pour accomplir les fins auxquelles elles sont conservées ou plus longtemps que la durée prévue par les réglementations relatives à la protection des données à caractère personnel.

49. Après l’écoulement de la durée de conservation, les données sont détruites du système d’information de Digital Virgo SA.

9.6 Engagement de sécurité et de confidentialité

50. Digital Virgo SA s’engage à mettre en œuvre des mesures de sécurité adaptées au degré de sensibilité des données personnelles pour les protéger contre toute intrusion malveillante, toute perte, toute altération, ou divulgation à des tiers non autorisés.

51. Tous les locaux de Digital Virgo SA dans lesquels des données personnelles sont traitées sont protégés électroniquement et/ou manuellement contre l’intrusion de tiers non autorisés.

52. Digital Virgo SA a adopté des politiques et process internes mettant en œuvre des mesures qui respectent les principes de protection des données à caractère personnel dès la conception et de protection des données personnelles par défaut.

53. À ce titre, par exemple, il peut procéder à la pseudonymisation des données personnelles dès que cela est possible et nécessaire.

9.7 Droit des personnes

54. Les personnes dont les données font l’objet d’un traitement bénéficient des droits suivants, sauf obligation légale contraire de Digital Virgo SA:

  • le droit à l’information ;
  • le droit d’accès ;
  • le droit de rectification ;
  • le droit à l’effacement ou droit à l’oubli ;
  • le droit à la portabilité ;
  • les droits d’opposition ;
  • le droit à la limitation du traitement ;
  • le droit d’interrogation ;
  • le droit de définir des directives relatives à la conservation, l’effacement et la communication de ses données personnelles après sa mort.

9.7.1 Modalités d’exercice de ces droits

55. En cas de question ou demande en lien avec le traitement des données personnelles effectué par Digital Virgo SA, les personnes concernées sont invitées à s’adresser à : service-rgpd@digitalvirgo.com

9.7.2 Droit au recours

56. Les personnes concernées ont le droit d’introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle, et ce sans préjudice de tout autre recours administratif ou juridictionnel.

57. Les personnes concernées peuvent effectuer ce recours auprès de l’autorité de contrôle française, la Cnil.

9.8 Encadrement des transferts hors Union Européenne

58. Les données personnelles que les ressortissants européens ont transmises à Digital Virgo SA conformément aux finalités convenues font l’objet d’un transfert dans un pays de l’Union Européenne ou hors de l’Union Européenne.

59. Dans le cadre d’un transfert vers un pays hors Union Européenne, des règles assurant la protection et la sécurité de ces informations ont été mises en place.

60. Digital Virgo SA prend dans tous les cas toutes les mesures nécessaires et adéquates pour assurer la sécurité des données personnelles.

61. Ces données personnelles peuvent être communiquées, à la requête des personnes concernées, à des organismes officiels et à des autorités administratives ou judiciaires habilités, ou à des tiers.

10. Traitements particuliers

10.1 Cookies et autres traceurs

62. On entend par cookies ou autres traceurs, les traceurs déposés et lus par exemple lors de la consultation d’un site internet, de la lecture d’un courrier électronique, de l’installation ou de l’utilisation d’un logiciel ou d’une application mobile et ce, quel que soit le type de terminal utilisé.

63. Afin d’améliorer l’utilisation et les fonctionnalités de ses sites Internet, Digital Virgo SA utilise différents types de « cookies » ou autres témoins comme des « pixel tag », dont certains sont susceptibles d’enregistrer automatiquement et transmettre aux sites Internet de Digital Virgo SA des données personnelles.

64. Digital Virgo SA a mis en place une politique cookies présente sur ses sites internet. Pour plus d’informations veuillez-vous référer à la politique Cookies disponible sur le site lors de votre visite.

10.2 « Plug-in » et modules sociaux

65. L’accès et l’utilisation par les personnes concernées des sites internet ou applications de Digital Virgo SA peuvent donner accès à des données personnelles, aux fournisseurs de service tiers.

66. Ces fonctionnalités ne sont pas activées automatiquement mais requièrent l’autorisation expresse des utilisateurs. Par exemple, les sites internet de Digital Virgo SA peuvent se connecter et transmettre des données personnelles à des réseaux sociaux comme Facebook, Twitter ou Instagram, si l’utilisateur utilise certaines fonctionnalités.

67. Étant donné que ces réseaux sociaux utilisent les données notamment à des fins de traçage et de publicité, Digital Virgo SA recommande de consulter les politiques d’utilisation des données des réseaux et de prendre les mesures permettant d’augmenter la confidentialité des données.

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